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Les outils numériques utilisés dans le milieu de travail

On entend ici par « technologies » toutes les applications qui utilisent un langage binaire pour classer, trier et diffuser des données. Ce terme englobe les interfaces, téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs, téléviseurs, ainsi que les réseaux qui transportent les données. On fait allusion à la fois aux outils, à leurs contenus et à leurs usages. Les technologies visent à rendre les processus plus rapides, plus efficaces et plus faciles. Il peut être utilisé pour une variété de fonctions regroupées en trois catégories: production, communication et collaboration. L’utilisation des technologies est devenue de plus en plus courante dans de nombreuses entreprises et organisations, car il permet de gagner du temps, d’améliorer la productivité et de mieux communiquer et collaborer avec les autres. Les technologies nous offrent de multiples possibilités : ressources illimitées, savoirs accessibles à tous, communication facilitée et même démultipliée grâce aux Environnements numériques de travail (ENT), courriels, blogues et sites Internet. Voici quelques exemples d’outils numériques couramment utilisés en milieu de travail :

Logiciels de gestion de projet : ces outils permettent de planifier, d’organiser et de suivre les projets en temps réel. Ils sont utiles pour les équipes qui travaillent à distance ou qui ont besoin de collaborer efficacement.
Outils de communication en ligne : des plateformes telles que Slack, Microsoft Teams ou Zoom permettent de rester en contact avec les membres de l’équipe, de partager des fichiers et de tenir des réunions en ligne.
Logiciels de comptabilité : ces outils aident les entreprises à gérer leurs finances en suivant les dépenses, les factures et les paiements. Des exemples de tels logiciels sont QuickBooks, Sage ou Xero.
Outils de marketing en ligne : les entreprises peuvent utiliser des outils tels que Google Ads, Facebook Ads ou HubSpot pour promouvoir leur entreprise en ligne et atteindre de nouveaux clients.
Outils de stockage en ligne : des services tels que Google Drive, Dropbox ou Microsoft OneDrive permettent de stocker des fichiers en ligne et de les partager facilement avec les membres de l’équipe.

Plateformes de gestion des ressources humaines : ces outils permettent de gérer les ressources humaines, de suivre les heures travaillées, de gérer les congés et les avantages sociaux. Des exemples de ces plateformes sont ADP ou BambooHR. Ces outils numériques peuvent aider les milieux de travail à améliorer leur efficacité, leur productivité et leur rentabilité. Avant de choisir un outil numérique, il est important de bien comprendre les besoins de son organisation et de choisir une solution qui répondra le mieux à ces besoins. Ceci étant dit, chaque milieu de travail a sa propre utilisation des technologies. Comme Sentinelle numérique, vous devez donc être en mesure d’analyser comment le milieu de travail utilise les technologies pour comprendre dans quel contexte évolue le travailleur auprès duquel vous souhaitez intervenir. Autrement dit, en déterminant quels usages des technologies sont proposés dans le milieu de travail, vous déterminerez les priorités en termes de compétence numérique requise.

Productivité

Le virage numérique s’impose aujourd’hui comme levier de croissance pour les entreprises. La transformation numérique des entreprises leur permet d’avoir une meilleure compétitivité, d’optimiser les processus et d’assurer un gain de productivité. Par exemple, l’automatisation de la gestion des devis et des factures permet d’éviter les ressaisies. Autre exemple, des outils numériques peuvent permettre de connaître précisément le coût de revient, de contrôler les temps de fabrication et la qualité, de connaître l’état des stocks en temps réel ou encore de gérer l’emploi du temps et le travail du personnel. Le recours à des logiciels ou à des applications en lien avec la productivité induit la nécessité d’une compétence numérique suffisante pour l’utilisation de ces outils.

Dans le milieu de travail dans lequel vous souhaiter intervenir, quels sont ces outils? Et quelles compétences sont requises pour les utiliser?

Communication

Une communication efficace est essentielle pour transmettre des informations, communiquer avec les clients, fournisseurs, partenaires, construire une culture d’entreprise et promouvoir l’engagement des travailleurs. Lorsqu’il s’agit de communication numérique, beaucoup pensent aux courriels et à la messagerie instantanée. Bien que ces outils jouent un rôle essentiel dans la communication, il existe de nombreuses autres façons de communiquer à l’aide des technologies. Par exemple, l’intranet, les réseaux sociaux internes, les wikis, la vidéoconférence, etc.

Tous les milieux de travail n’utilisent pas les mêmes canaux de communication et la façon d’utiliser un même canal de communication peut différer selon les individus et le type de communication. C’est pour cette raison que, comme Sentinelle numérique, vous devez analyser la communication impliquant les technologies dans le milieu de travail dans lequel vous interviendrez. Autrement dit, vous devrez déterminer les moyens de communication que votre travailleur devra impérativement maîtriser pour être fonctionnel.

Collaboration

Les technologies numériques ont bouleversé les façons de faire dans de nombreux secteurs d’activités, notamment en raison d’une de leurs propriétés essentielles : permettre à des personnes séparées dans le temps et l’espace, de collaborer. Travailleurs nomades, télétravail, dématérialisation des processus, mobilité, etc. Les espaces de travail ont été repensés. Les modes de collaboration également. Les outils de travail collaboratif sont désormais indispensables pour faire face à ces nouvelles habitudes de travail.

Désormais, les travailleurs peuvent partager divers fichiers de travail (agenda, tableur, Word, etc.) avec toutes les personnes qui interviennent sur un projet. Ils peuvent utiliser une plateforme collaborative comme espace de travail virtuel centralisant des informations, des outils ou des applications liés à la conduite d’un projet. Les systèmes dans lesquels toutes les mises à jour de projet sont visibles permettent aux travailleurs de suivre toutes les étapes d’un projet, et à tout moment. Il est désormais possible d’accéder rapidement aux données, gérer la multitude de versions d’un même fichier, bénéficier d’outils de consultation et de diffusion fiables et pratiques pour être plus productif.

Votre rôle de Sentinelle numérique vous amène à réfléchir sur les outils de collaboration utilisés dans le milieu de travail où vous intervenez et à vous questionner sur la compétence numérique requise pour les utiliser.